Hotline

Checklist yêu cầu tìm nguồn hàng Trung Quốc: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm nguồn hàng Trung Quốc bằng một yêu cầu rất ngắn:

“Tìm giúp tôi sản phẩm này.”

Đi kèm có thể là:

  • Một bức ảnh.
  • Một đường link.
  • Một mã sản phẩm.
  • Một mẫu đang sử dụng.
  • Một mô tả ngắn.
  • Một mức giá mong muốn.

Đây là điểm bắt đầu hợp lý.

Tuy nhiên, để tìm được nguồn thực sự phù hợp, doanh nghiệp thường cần làm rõ thêm:

  • Sản phẩm được dùng để làm gì.
  • Những thông số nào bắt buộc.
  • Số lượng dự kiến.
  • Mức chất lượng cần đạt.
  • Có chấp nhận phương án thay thế không.
  • Có cần làm mẫu hoặc khuôn không.
  • Bao bì và tem nhãn như thế nào.
  • Thời gian cần hàng.
  • Ngân sách mục tiêu.
  • Mức độ kiểm soát cần thiết.

Nếu yêu cầu ban đầu càng mơ hồ, các nhà cung cấp càng dễ hiểu theo những cách khác nhau.

Khi đó, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều báo giá nhưng vẫn khó biết:

  • Bên nào đang báo đúng yêu cầu.
  • Bên nào đang thay vật liệu.
  • Bên nào thiếu phụ kiện.
  • Bên nào chưa tính bao bì.
  • Bên nào chỉ gửi một sản phẩm có hình thức tương tự.
  • Bên nào thực sự có khả năng cung ứng lâu dài.

Vì vậy, trước khi hỏi:

“Nhà cung cấp nào có giá tốt nhất?”

doanh nghiệp nên chuẩn bị một bản yêu cầu đủ rõ để các phương án có thể được so sánh trên cùng một mặt bằng.

Tóm tắt nhanh

Một yêu cầu tìm nguồn hàng Trung Quốc nên có ít nhất tám nhóm thông tin:

  1. Thông tin về doanh nghiệp và mục đích nhập hàng.
  2. Tên, hình ảnh và mô tả sản phẩm.
  3. Thông số kỹ thuật và vật liệu.
  4. Số lượng, MOQ và tần suất nhập.
  5. Mức chất lượng và tiêu chí kiểm tra.
  6. Yêu cầu mẫu, khuôn, logo hoặc tùy chỉnh.
  7. Bao bì, tem nhãn và chứng từ.
  8. Thời gian, ngân sách và điều kiện giao hàng.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải có đầy đủ mọi thông tin ngay từ đầu.

Nhưng những nội dung chưa rõ cần được nhận diện và bổ sung trước khi lựa chọn nhà cung cấp hoặc đặt cọc.

1. Xác định mục đích nhập hàng

Trước khi tìm sản phẩm, cần hiểu sản phẩm đó sẽ được dùng để làm gì.

Đây là thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến cách lựa chọn nguồn.

Doanh nghiệp có thể nhập để:

  • Bán lại.
  • Phân phối.
  • Lắp ráp sản phẩm.
  • Sản xuất.
  • Thi công dự án.
  • Bảo trì máy móc.
  • Thay thế linh kiện.
  • Làm hàng nhãn riêng.
  • Thử thị trường.
  • Sử dụng nội bộ.

Cùng một sản phẩm nhưng mục đích khác nhau sẽ dẫn tới tiêu chí khác nhau.

Nếu nhập để bán lại

Doanh nghiệp có thể quan tâm nhiều tới:

  • Ngoại quan.
  • Bao bì.
  • Tem nhãn.
  • Mã vạch.
  • Sự đồng nhất giữa các lô.
  • Khả năng bổ sung hàng.
  • Giá bán và biên lợi nhuận.
  • Mẫu mã phù hợp thị trường.

Nếu nhập để sản xuất hoặc lắp ráp

Ưu tiên có thể là:

  • Kích thước chính xác.
  • Tính tương thích.
  • Dung sai.
  • Vật liệu.
  • Khả năng cung ứng lâu dài.
  • Độ ổn định giữa các lô.
  • Chứng từ kỹ thuật.
  • Phương án xử lý hàng lỗi.

Nếu nhập cho dự án

Doanh nghiệp có thể ưu tiên:

  • Tiến độ.
  • Số lượng.
  • Đúng thông số.
  • Đồng bộ phụ kiện.
  • Chứng từ.
  • Khả năng giao theo từng đợt.
  • Trách nhiệm khi chậm giao.

Nếu đang thử thị trường

Yếu tố quan trọng có thể là:

  • MOQ thấp.
  • Không phải đầu tư khuôn lớn.
  • Có mẫu sẵn.
  • Thời gian chuẩn bị ngắn.
  • Có thể thay đổi mẫu ở đơn sau.
  • Vốn ban đầu vừa phải.

Checklist mục đích sử dụng

  • Nhập để bán lại.
  • Nhập để sản xuất.
  • Nhập để lắp ráp.
  • Nhập cho dự án.
  • Nhập để bảo trì hoặc thay thế.
  • Nhập thử thị trường.
  • Nhập định kỳ.
  • Nhập một lần.
  • Có khách hàng hoặc đơn đầu ra cụ thể.
  • Có kế hoạch phát triển lâu dài.

2. Chuẩn bị thông tin nhận diện sản phẩm

Nhà cung cấp cần biết chính xác doanh nghiệp đang tìm sản phẩm nào.

Thông tin cơ bản có thể gồm:

  • Tên sản phẩm.
  • Tên gọi khác.
  • Mã sản phẩm.
  • Thương hiệu tham chiếu.
  • Model.
  • Catalogue.
  • Link sản phẩm.
  • Hình ảnh nhiều góc.
  • Video.
  • Mẫu thực tế.
  • Bản vẽ.

Một bức ảnh nên có thêm gì?

Nếu chỉ có ảnh, doanh nghiệp nên bổ sung:

  • Ảnh mặt trước.
  • Ảnh mặt sau.
  • Ảnh bên trong.
  • Ảnh đầu nối.
  • Ảnh tem thông số.
  • Ảnh đặt cạnh thước đo.
  • Ảnh vị trí lắp đặt.
  • Ảnh phụ kiện đi kèm.
  • Video vận hành nếu có.

Ảnh càng rõ, khả năng nhận diện đúng sản phẩm càng cao.

Tuy nhiên, ảnh vẫn không thay thế được thông số với các mặt hàng kỹ thuật.

Checklist nhận diện sản phẩm

  • Tên sản phẩm.
  • Mã hàng.
  • Model.
  • Hình ảnh nhiều góc.
  • Ảnh tem hoặc nhãn.
  • Link tham khảo.
  • Video hoạt động.
  • Catalogue.
  • Bản vẽ.
  • Mẫu thực tế.
  • Sản phẩm tương đương có thể chấp nhận.
  • Điểm khác biệt bắt buộc phải giữ.

3. Làm rõ thông số kỹ thuật

Với linh kiện, máy móc, thiết bị điện hoặc phụ kiện cơ khí, tên và hình ảnh thường chưa đủ.

Doanh nghiệp cần xác định những thông số ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng sử dụng.

Thông số kích thước

Có thể gồm:

  • Chiều dài.
  • Chiều rộng.
  • Chiều cao.
  • Đường kính.
  • Độ dày.
  • Khoảng cách lỗ.
  • Kiểu ren.
  • Kích thước lắp đặt.
  • Dung sai cho phép.
  • Trọng lượng.

Thông số điện

Có thể gồm:

  • Điện áp đầu vào.
  • Điện áp đầu ra.
  • Dòng điện.
  • Công suất.
  • Tần số.
  • Kiểu đấu nối.
  • Số cực.
  • Chế độ bảo vệ.
  • Tiêu chuẩn cách điện.
  • Môi trường lắp đặt.

Thông số cơ khí

Có thể gồm:

  • Tải trọng.
  • Mô-men xoắn.
  • Tốc độ.
  • Độ cứng.
  • Độ bền kéo.
  • Hành trình.
  • Áp suất.
  • Kiểu chuyển động.
  • Hướng lắp.
  • Sai số.

Thông số môi trường sử dụng

Cần làm rõ nếu sản phẩm dùng trong:

  • Ngoài trời.
  • Nơi ẩm.
  • Nhiệt độ cao.
  • Môi trường hóa chất.
  • Khu vực nhiều bụi.
  • Nhà máy.
  • Kho lạnh.
  • Môi trường rung động.
  • Khu vực có yêu cầu chống cháy.

Checklist thông số

  • Kích thước chính.
  • Dung sai.
  • Trọng lượng.
  • Điện áp.
  • Công suất.
  • Dòng điện.
  • Kiểu đầu nối.
  • Kiểu ren.
  • Tải trọng.
  • Áp suất.
  • Nhiệt độ sử dụng.
  • Điều kiện môi trường.
  • Tiêu chuẩn tương thích.
  • Thông số không được thay đổi.
  • Thông số có thể linh hoạt.

4. Xác định vật liệu

Vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến:

  • Giá.
  • Độ bền.
  • Trọng lượng.
  • Ngoại quan.
  • Khả năng chống gỉ.
  • Khả năng chịu nhiệt.
  • Tuổi thọ.
  • Mức độ an toàn.
  • Khả năng sử dụng.

Hai sản phẩm có hình thức giống nhau có thể sử dụng vật liệu khác nhau.

Với sản phẩm kim loại

Cần làm rõ:

  • Thép.
  • Inox.
  • Nhôm.
  • Đồng.
  • Hợp kim kẽm.
  • Gang.
  • Loại thép hoặc mác vật liệu.
  • Độ dày.
  • Bề mặt mạ.
  • Sơn.
  • Đánh bóng.
  • Khả năng chống gỉ.

Với sản phẩm nhựa

Cần làm rõ:

  • ABS.
  • PP.
  • PE.
  • PVC.
  • PC.
  • PA.
  • Nhựa nguyên sinh.
  • Nhựa tái chế.
  • Khả năng chống cháy.
  • Chống tia UV.
  • Màu sắc.
  • Độ cứng.

Với hàng dệt hoặc bao bì

Có thể cần:

  • Thành phần vải.
  • Định lượng.
  • Độ dày.
  • Kiểu dệt.
  • Màu.
  • Độ bền màu.
  • Khả năng chống nước.
  • Loại giấy.
  • Định lượng giấy.
  • Số lớp carton.

Checklist vật liệu

  • Loại vật liệu.
  • Cấp vật liệu.
  • Độ dày.
  • Trọng lượng.
  • Thành phần.
  • Bề mặt.
  • Màu sắc.
  • Có chấp nhận vật liệu thay thế không.
  • Có yêu cầu chống gỉ không.
  • Có yêu cầu chống cháy không.
  • Có yêu cầu chống nước không.
  • Có yêu cầu chứng nhận vật liệu không.

5. Xác định mức chất lượng cần đạt

“Chất lượng tốt” là một yêu cầu chưa đủ rõ.

Mỗi doanh nghiệp có thể hiểu “tốt” theo một cách khác nhau.

Mức chất lượng nên được chuyển thành các tiêu chí cụ thể.

Ngoại quan

  • Màu sắc.
  • Bề mặt.
  • Vết xước.
  • Độ bóng.
  • Đường may.
  • Vết keo.
  • Sơn.
  • Mạ.
  • In ấn.
  • Logo.

Kích thước

  • Kích thước mục tiêu.
  • Sai số cho phép.
  • Điểm đo.
  • Phương pháp đo.

Chức năng

  • Cách sử dụng.
  • Cách bật hoặc tắt.
  • Khả năng lắp ráp.
  • Độ ổn định.
  • Khả năng chịu lực.
  • Chu kỳ hoạt động.
  • Thời gian thử.

Độ bền

  • Số lần đóng mở.
  • Thời gian sử dụng.
  • Khả năng chịu tải.
  • Khả năng chịu nhiệt.
  • Khả năng chống ăn mòn.
  • Khả năng chống rơi.

Bao bì

  • Không móp.
  • Không rách.
  • Đủ phụ kiện.
  • Đúng số lượng.
  • Đúng tem.
  • Đúng mã vạch.
  • Đủ khả năng bảo vệ hàng.

Checklist chất lượng

  • Có mẫu chuẩn.
  • Có tiêu chí ngoại quan.
  • Có kích thước và dung sai.
  • Có tiêu chí chức năng.
  • Có yêu cầu độ bền.
  • Có yêu cầu bao bì.
  • Có tỷ lệ lỗi chấp nhận.
  • Có lỗi không được phép xuất hiện.
  • Có phương pháp kiểm tra.
  • Có dụng cụ kiểm tra.
  • Có yêu cầu kiểm trước khi giao.

6. Xác định số lượng và tần suất nhập

Số lượng là một trong những thông tin ảnh hưởng mạnh nhất đến việc tìm nguồn.

Nhà cung cấp cần biết:

  • Số lượng đơn thử.
  • Số lượng đơn đầu tiên.
  • Số lượng dự kiến mỗi tháng hoặc quý.
  • Số lượng từng mẫu.
  • Số lượng từng màu.
  • Số lượng từng kích thước.
  • Khả năng nhập lặp lại.

Vì sao phải nói rõ số lượng?

Số lượng ảnh hưởng tới:

  • MOQ.
  • Đơn giá.
  • Loại nhà cung cấp.
  • Khả năng tùy chỉnh.
  • Phí khuôn.
  • Phí mẫu.
  • Phương án sản xuất.
  • Tiến độ.
  • Khả năng đàm phán.

Nếu doanh nghiệp chỉ hỏi:

“Giá một sản phẩm là bao nhiêu?”

nhà cung cấp khó đưa ra mức giá thực tế vì giá 100 sản phẩm có thể khác nhiều so với giá 10.000 sản phẩm.

Checklist số lượng

  • Số lượng đơn thử.
  • Số lượng đơn đầu.
  • Số lượng từng mã.
  • Số lượng từng màu.
  • Số lượng từng kích thước.
  • Tần suất nhập.
  • Sản lượng dự kiến trong năm.
  • Có thể tăng MOQ để giảm giá không.
  • Có chấp nhận sản lượng giao sai lệch không.
  • Có cần giao nhiều đợt không.

7. Xác định ngân sách và giá mục tiêu

Doanh nghiệp không nhất thiết phải công khai toàn bộ ngân sách ngay từ đầu.

Tuy nhiên, một khoảng giá mục tiêu giúp việc tìm nguồn thực tế hơn.

Giá mục tiêu cần được hiểu rõ là:

  • Giá tại xưởng.
  • Giá giao tới kho Trung Quốc.
  • Giá gồm bao bì.
  • Giá gồm phụ kiện.
  • Giá hàng về Việt Nam.
  • Giá chưa gồm hoặc đã gồm thuế.
  • Giá mục tiêu cho đơn thử hay đơn lớn.

Nếu không làm rõ, hai bên có thể nói về hai mức giá hoàn toàn khác nhau.

Ngân sách giúp xác định điều gì?

  • Phân khúc nhà cung cấp.
  • Vật liệu phù hợp.
  • Mức chất lượng.
  • MOQ.
  • Bao bì.
  • Khả năng tùy chỉnh.
  • Có nên làm khuôn.
  • Có nên dùng hàng sẵn.
  • Có nên chọn phương án tương đương.

Khi yêu cầu và ngân sách xung đột

Ví dụ doanh nghiệp muốn:

  • Vật liệu cao cấp.
  • MOQ thấp.
  • Bao bì riêng.
  • Logo riêng.
  • Giao nhanh.
  • Giá thấp.

Không phải nhà cung cấp nào đồng ý cũng có nghĩa phương án đó khả thi.

Doanh nghiệp cần xác định yếu tố ưu tiên:

  • Giá.
  • Chất lượng.
  • Số lượng.
  • Tiến độ.
  • Tùy chỉnh.
  • Bao bì.
  • Độ ổn định.

Checklist ngân sách

  • Giá mục tiêu tại xưởng.
  • Giá mục tiêu về kho Trung Quốc.
  • Tổng ngân sách đơn hàng.
  • Ngân sách mẫu.
  • Ngân sách khuôn.
  • Ngân sách bao bì.
  • Mức giá tối đa có thể chấp nhận.
  • Yếu tố được ưu tiên hơn giá.
  • Có thể tăng số lượng để tối ưu giá không.
  • Có thể thay đổi vật liệu hoặc cấu hình không.

8. Xác định yêu cầu về mẫu

Không phải sản phẩm nào cũng cần làm mẫu.

Nhưng với hàng mới, hàng tùy chỉnh hoặc hàng kỹ thuật, mẫu thường giúp giảm hiểu sai.

Doanh nghiệp cần làm rõ:

  • Có cần mẫu không?
  • Cần mẫu có sẵn hay mẫu tùy chỉnh?
  • Mẫu được kiểm theo tiêu chí nào?
  • Ai duyệt mẫu?
  • Phí mẫu?
  • Thời gian làm mẫu?
  • Phí vận chuyển mẫu?
  • Có hoàn lại phí mẫu không?
  • Có cần lưu mẫu chuẩn không?

Checklist mẫu

  • Mẫu có sẵn.
  • Mẫu tùy chỉnh.
  • Mẫu tiền sản xuất.
  • Số lượng mẫu.
  • Phí mẫu.
  • Thời gian.
  • Phương án sửa mẫu.
  • Người duyệt mẫu.
  • Tiêu chí duyệt.
  • Có lưu mẫu chuẩn.
  • Mẫu được dùng làm căn cứ kiểm hàng.
  • Phí mẫu có được hoàn lại không.

9. Xác định yêu cầu OEM, ODM hoặc nhãn riêng

Nếu doanh nghiệp muốn sản phẩm mang thương hiệu riêng, cần chuẩn bị thêm thông tin.

Thay đổi sản phẩm

  • Kích thước.
  • Kết cấu.
  • Vật liệu.
  • Màu.
  • Chức năng.
  • Phụ kiện.
  • Khuôn.
  • File logo.
  • Định dạng file.
  • Kích thước.
  • Vị trí.
  • Màu.
  • Phương pháp in.
  • Khắc.
  • Dập.
  • Tem.
  • Thêu.

Bao bì riêng

  • Thiết kế hộp.
  • Tem nhãn.
  • Mã vạch.
  • Hướng dẫn.
  • Ngôn ngữ.
  • Quy cách thùng.
  • Màu in.
  • Vật liệu bao bì.

Checklist OEM/ODM

  • File thiết kế.
  • Bản vẽ.
  • File logo.
  • Mã màu.
  • Vị trí logo.
  • Phương pháp in.
  • Yêu cầu làm khuôn.
  • Thiết kế bao bì.
  • Nội dung tem nhãn.
  • Ngôn ngữ.
  • Mã vạch.
  • Yêu cầu bảo mật.
  • Yêu cầu độc quyền.
  • Quyền sở hữu khuôn.
  • Quyền sử dụng thiết kế.

10. Xác định bao bì và tem nhãn

Bao bì không nên được xử lý sau cùng nếu nó ảnh hưởng đến:

  • Bán hàng.
  • Vận chuyển.
  • Bảo vệ sản phẩm.
  • Chứng từ.
  • Phân loại.
  • Trải nghiệm khách hàng.

Bao bì sản phẩm

Cần xác định:

  • Đóng túi.
  • Đóng hộp.
  • Đóng theo bộ.
  • Có khay.
  • Có xốp.
  • Có chống ẩm.
  • Có phụ kiện.
  • Có hướng dẫn.

Bao bì vận chuyển

  • Số lượng mỗi thùng.
  • Kích thước thùng.
  • Trọng lượng.
  • Số lớp carton.
  • Dây đai.
  • Pallet.
  • Thùng gỗ.
  • Ký hiệu hàng dễ vỡ.

Tem nhãn

  • Tên sản phẩm.
  • Mã hàng.
  • Số lô.
  • Mã vạch.
  • Logo.
  • Nước sản xuất.
  • Thông số.
  • Hướng dẫn.
  • Cảnh báo.
  • Ngôn ngữ.

Checklist bao bì

  • Bao bì riêng từng sản phẩm.
  • Bao bì theo bộ.
  • Hộp bán lẻ.
  • Túi bảo vệ.
  • Vật liệu chống va đập.
  • Tem sản phẩm.
  • Mã vạch.
  • Logo.
  • Hướng dẫn.
  • Thông tin tiếng Việt nếu cần.
  • Số lượng mỗi thùng.
  • Chất lượng carton.
  • Pallet hoặc thùng gỗ.
  • Yêu cầu chống ẩm.
  • Yêu cầu chụp ảnh đóng gói trước khi giao.

11. Xác định yêu cầu chứng từ và tiêu chuẩn

Tùy loại hàng và hình thức nhập, doanh nghiệp có thể cần:

  • Hóa đơn.
  • Hợp đồng.
  • Packing list.
  • Catalogue.
  • Chứng nhận xuất xứ.
  • Chứng nhận chất lượng.
  • Phiếu kiểm tra.
  • Tài liệu kỹ thuật.
  • Báo cáo thử nghiệm.
  • Chứng nhận vật liệu.
  • Chứng từ liên quan đến thương hiệu.
  • Giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành.

Không nên đợi tới khi hàng hoàn thành mới hỏi nhà cung cấp có cung cấp chứng từ hay không.

Checklist chứng từ

  • Hóa đơn thương mại.
  • Packing list.
  • Hợp đồng.
  • Catalogue.
  • Tài liệu kỹ thuật.
  • Chứng nhận xuất xứ.
  • Chứng nhận chất lượng.
  • Phiếu kiểm nghiệm.
  • Chứng nhận vật liệu.
  • Chứng từ nhãn hiệu.
  • Chứng từ chuyên ngành.
  • Yêu cầu hóa đơn tại Việt Nam.
  • Yêu cầu nhập chính ngạch.
  • Yêu cầu khai báo đặc biệt.

12. Xác định thời gian cần hàng

Thời gian cần hàng nên được tách thành:

  • Thời gian cần mẫu.
  • Thời gian duyệt mẫu.
  • Thời gian sản xuất.
  • Thời gian kiểm hàng.
  • Thời gian giao tới kho Trung Quốc.
  • Thời gian vận chuyển về Việt Nam.
  • Thời gian giao tới địa chỉ cuối.

Một câu như:

“Cần hàng sớm.”

không đủ để lập kế hoạch.

Doanh nghiệp nên cung cấp:

  • Ngày cần hàng tại Việt Nam.
  • Có thể giao nhiều đợt không.
  • Có ngày khai trương, dự án hoặc sản xuất cụ thể không.
  • Có thể dùng phương án thay thế tạm thời không.
  • Có chấp nhận mức giá cao hơn để có hàng nhanh không.

Checklist tiến độ

  • Ngày cần mẫu.
  • Ngày duyệt mẫu.
  • Ngày bắt đầu sản xuất.
  • Ngày hoàn thành.
  • Ngày kiểm hàng.
  • Ngày giao tới kho Trung Quốc.
  • Ngày cần hàng tại Việt Nam.
  • Có thể giao từng phần.
  • Có thời hạn dự án.
  • Có thời gian dự phòng.
  • Có mùa cao điểm hoặc kỳ nghỉ ảnh hưởng.

13. Xác định khả năng chấp nhận phương án thay thế

Trong nhiều yêu cầu, sản phẩm khách gửi không còn sản xuất, MOQ quá cao hoặc giá vượt ngân sách.

Khi đó, HLB cần biết doanh nghiệp có chấp nhận:

  • Thương hiệu khác.
  • Model tương đương.
  • Vật liệu thay thế.
  • Màu khác.
  • Bao bì khác.
  • Kích thước gần tương đương.
  • Sản phẩm có sẵn.
  • Công ty thương mại thay vì nhà máy.
  • MOQ cao hơn.
  • Thời gian lâu hơn.

Nếu không xác định điểm được phép linh hoạt, việc tìm nguồn có thể kéo dài nhưng không tạo ra phương án khả thi.

Checklist phương án thay thế

  • Bắt buộc đúng thương hiệu.
  • Chấp nhận thương hiệu khác.
  • Bắt buộc đúng model.
  • Chấp nhận tương đương.
  • Có thể thay vật liệu.
  • Có thể thay màu.
  • Có thể thay bao bì.
  • Có thể tăng MOQ.
  • Có thể kéo dài tiến độ.
  • Có thể dùng hàng có sẵn.
  • Có thể điều chỉnh giá mục tiêu.
  • Có thông số không được thay đổi.

14. Chuẩn bị thông tin về nhà cung cấp hiện có

Nếu doanh nghiệp đã có nguồn, nên gửi:

  • Tên nhà cung cấp.
  • Link cửa hàng.
  • Báo giá.
  • Ảnh sản phẩm.
  • Đoạn trao đổi.
  • Mẫu.
  • Hợp đồng.
  • Lịch sử đơn hàng.
  • Vấn đề từng gặp.
  • Mức giá đang mua.
  • Lý do muốn tìm nguồn mới.

Thông tin này giúp HLB hiểu mục tiêu là:

  • Tìm giá tốt hơn.
  • Tìm nguồn ổn định hơn.
  • Tìm nhà máy trực tiếp.
  • Tìm phương án MOQ thấp.
  • Cải thiện chất lượng.
  • Tìm nguồn dự phòng.
  • Giảm thời gian giao.
  • Thay thế nhà cung cấp hiện tại.

Checklist nguồn hiện có

  • Link sản phẩm.
  • Link nhà cung cấp.
  • Báo giá hiện tại.
  • Số lượng từng mua.
  • Chất lượng thực tế.
  • Thời gian giao.
  • Vấn đề từng gặp.
  • Điều muốn cải thiện.
  • Có thể tiếp tục làm với nguồn cũ không.
  • Cần tìm nguồn thay thế hay nguồn bổ sung.

15. Mẫu form yêu cầu tìm nguồn hàng Trung Quốc

Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu sau khi gửi yêu cầu cho HLB.

Thông tin doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp: Người liên hệ: Số điện thoại/Zalo: Email: Ngành nghề: Mục đích nhập hàng:

Thông tin sản phẩm

Tên sản phẩm: Mã/model: Link tham khảo: Hình ảnh: Mục đích sử dụng: Sản phẩm đang dùng hiện tại:

Thông số

Kích thước: Vật liệu: Màu sắc: Công suất/điện áp: Thông số bắt buộc: Thông số có thể linh hoạt:

Số lượng

Số lượng đơn thử: Số lượng đơn đầu: Số lượng dự kiến định kỳ: Số mẫu/màu/kích thước:

Chất lượng

Mức chất lượng mong muốn: Mẫu chuẩn: Tiêu chí cần kiểm: Lỗi không chấp nhận:

Tùy chỉnh

Có cần logo không: Có cần bao bì riêng không: Có cần làm khuôn không: Có cần chứng nhận không:

Thương mại

Giá mục tiêu: Tổng ngân sách: Thời gian cần hàng: Địa điểm giao hàng: Đã có nhà cung cấp chưa: Vấn đề đang gặp:

16. Ví dụ một yêu cầu chưa đủ rõ

“Tìm giúp tôi bộ nguồn 24V này, giá rẻ.”

Yêu cầu này chưa cho biết:

  • Công suất.
  • Dòng điện đầu ra.
  • Điện áp đầu vào.
  • Kích thước.
  • Kiểu đấu nối.
  • Môi trường sử dụng.
  • Số lượng.
  • Thương hiệu có bắt buộc không.
  • Có cần chứng nhận không.
  • Có chấp nhận model tương đương không.
  • Thời gian cần hàng.
  • Giá mục tiêu là giá nào.

Nếu tìm ngay, kết quả có thể gồm nhiều bộ nguồn 24V nhưng không thể thay thế cho nhau.

17. Ví dụ một yêu cầu đã được chuẩn hóa

Doanh nghiệp cần tìm bộ nguồn 24V dùng lắp trong tủ điện công nghiệp. Yêu cầu điện áp đầu vào, công suất, dòng điện đầu ra và kích thước theo tem sản phẩm đính kèm. Kiểu đấu nối dạng terminal, lắp trong nhà, cần có chức năng bảo vệ cơ bản. Số lượng thử 100 chiếc, nếu đáp ứng sẽ nhập lặp lại. Có thể chấp nhận thương hiệu khác nhưng thông số và kích thước lắp đặt phải tương đương. Yêu cầu báo giá gồm sản phẩm, bao bì và giao tới kho tại Trung Quốc. Cần mẫu hoặc video kiểm tra trước khi đặt hàng loạt.

Yêu cầu này giúp HLB và nhà cung cấp hiểu rõ hơn:

  • Sản phẩm dùng ở đâu.
  • Điều gì bắt buộc.
  • Điều gì có thể thay thế.
  • Số lượng.
  • Khả năng nhập lặp lại.
  • Phạm vi báo giá.
  • Cách kiểm chứng ban đầu.

18. Vì sao HLB không tìm nguồn ngay khi thông tin còn thiếu?

Khi nhận yêu cầu, HLB có thể hỏi lại nhiều câu trước khi bắt đầu tìm.

Mục đích không phải làm quá trình phức tạp hơn.

Mục đích là tránh:

  • Tìm đúng hình nhưng sai chức năng.
  • Nhận nhiều báo giá không thể so sánh.
  • Báo giá ban đầu thấp nhưng phát sinh nhiều lần.
  • Chọn nhà cung cấp không phù hợp MOQ.
  • Đặt mẫu sai.
  • Làm khuôn sai.
  • Mất thời gian trao đổi lại.
  • Đặt cọc khi yêu cầu chưa chốt.

Một yêu cầu chưa đủ rõ không chỉ làm khó HLB.

Nó cũng làm khó nhà cung cấp và khiến chính doanh nghiệp khó đưa ra quyết định.

19. HLB xử lý một yêu cầu tìm nguồn như thế nào?

Bước 1: Tiếp nhận thông tin hiện có

Khách hàng có thể gửi:

  • Ảnh.
  • Link.
  • Mã hàng.
  • Báo giá.
  • Bản vẽ.
  • Mẫu.
  • Yêu cầu sơ bộ.

Bước 2: Làm rõ nhu cầu thực tế

HLB hỏi thêm:

  • Sản phẩm dùng để làm gì.
  • Điểm nào bắt buộc.
  • Điểm nào có thể thay đổi.
  • Số lượng.
  • Tiến độ.
  • Ngân sách.
  • Mức chất lượng.
  • Khả năng nhập lại.

Bước 3: Chuẩn hóa yêu cầu

Thông tin được chuyển thành một bản yêu cầu có thể gửi thống nhất cho các nguồn.

Bước 4: Tìm và sàng lọc nhà cung cấp

Nguồn được tìm theo:

  • Sản phẩm.
  • Năng lực.
  • MOQ.
  • Mức tùy chỉnh.
  • Giá.
  • Tiến độ.
  • Khả năng giao tiếp.
  • Khả năng cung ứng lặp lại.

Bước 5: Làm rõ báo giá

HLB kiểm tra:

  • Báo giá đang áp dụng cho cấu hình nào.
  • Đã gồm phụ kiện chưa.
  • Đã gồm bao bì chưa.
  • MOQ.
  • Mẫu.
  • Khuôn.
  • Thời gian.
  • Điều kiện giao hàng.
  • Điều kiện thanh toán.

Bước 6: Trình bày phương án

Các phương án được trình bày kèm:

  • Điểm phù hợp.
  • Điểm chưa rõ.
  • Điều cần xác minh.
  • Chi phí có thể phát sinh.
  • Rủi ro.
  • Bước tiếp theo.

20. Những sai lầm thường gặp khi gửi yêu cầu tìm nguồn

Chỉ gửi ảnh và hỏi giá thấp nhất

Không đủ để xác định sản phẩm thực tế.

Không nói rõ mục đích sử dụng

Nhà cung cấp có thể báo một phiên bản không phù hợp.

Không cung cấp số lượng

Không thể xác định MOQ và đơn giá thực tế.

Không nói ngân sách nhưng yêu cầu cao

Quá trình tìm nguồn có thể đi sai phân khúc.

Thay đổi yêu cầu liên tục

Mỗi lần thay đổi vật liệu, số lượng hoặc bao bì có thể làm báo giá phải tính lại.

Không phân biệt yêu cầu bắt buộc và mong muốn

Nhà cung cấp không biết yếu tố nào được phép điều chỉnh.

Không kiểm tra mẫu

Chỉ dựa vào ảnh và lời xác nhận.

Chỉ hỏi một nhà cung cấp

Không có căn cứ đối chiếu khi nguồn đầu tiên chưa phù hợp.

Chọn theo giá trước khi phạm vi rõ

Dễ phát sinh thêm chi phí về sau.

21. Một góc nhìn từ HLB

Nhiều doanh nghiệp cho rằng tìm nguồn bắt đầu bằng việc mở 1688, Alibaba hoặc liên hệ một nhà máy Trung Quốc.

Thực tế, tìm nguồn nên bắt đầu sớm hơn một bước:

Hiểu chính xác doanh nghiệp đang cần mua gì.

Nếu yêu cầu chưa rõ, tìm được nhiều nhà cung cấp cũng chưa chắc giúp doanh nghiệp tiến gần hơn tới quyết định.

Một yêu cầu tốt không cần phải là tài liệu kỹ thuật hàng chục trang.

Nhưng cần đủ rõ để trả lời:

  • Mua sản phẩm nào?
  • Dùng để làm gì?
  • Điều gì bắt buộc?
  • Điều gì có thể linh hoạt?
  • Cần bao nhiêu?
  • Cần khi nào?
  • Mức chất lượng nào?
  • Tổng chi phí có thể chấp nhận?
  • Nếu sai thì hậu quả là gì?

Tìm nhanh không quan trọng bằng hiểu đúng thứ cần tìm.

Khi đầu vào rõ, việc so sánh nguồn, làm mẫu, đàm phán và kiểm hàng đều có căn cứ hơn.

Câu hỏi thường gặp

Chưa biết đầy đủ thông số thì có gửi yêu cầu cho HLB được không?

Có. Doanh nghiệp có thể gửi thông tin hiện có. HLB sẽ hỗ trợ chỉ ra những nội dung cần bổ sung trước khi tìm hoặc xác nhận nguồn.

Chỉ có một mẫu thực tế thì có tìm được không?

Có thể. Mẫu thực tế thường có giá trị cao, đặc biệt khi có thể đo, chụp và đối chiếu vật liệu. Tuy nhiên, cần xác định doanh nghiệp muốn giống hoàn toàn hay chấp nhận tương đương.

Có cần đưa giá mục tiêu không?

Không bắt buộc, nhưng khoảng giá mục tiêu giúp việc lựa chọn vật liệu, MOQ và phân khúc nhà cung cấp thực tế hơn.

Chưa biết số lượng chính xác thì làm thế nào?

Có thể cung cấp khoảng số lượng hoặc các kịch bản, ví dụ giá cho 100, 500 và 1.000 sản phẩm.

HLB có nhận tìm nguồn khi doanh nghiệp đã có nhà cung cấp không?

Có thể. HLB có thể hỗ trợ tìm nguồn đối chiếu, rà soát báo giá hoặc làm rõ điểm còn thiếu của nguồn hiện tại.

Có nên yêu cầu nhà cung cấp ký bảo mật?

Tùy sản phẩm, thiết kế và mức độ riêng biệt. Với sản phẩm mới hoặc dữ liệu nhạy cảm, doanh nghiệp nên cân nhắc thỏa thuận phù hợp trước khi gửi toàn bộ tài liệu.

Mất bao lâu để tìm được nhà cung cấp?

Thời gian phụ thuộc vào độ rõ của yêu cầu, loại hàng, mức tùy chỉnh, số lượng và mức độ xác minh cần thiết. Không nên cam kết một thời gian cố định cho mọi sản phẩm.

Kết luận

Một yêu cầu tìm nguồn tốt không cần phải hoàn hảo ngay từ đầu.

Nhưng doanh nghiệp nên chuẩn bị đủ thông tin để các bên hiểu cùng một đề bài.

Trước khi tìm nhà cung cấp Trung Quốc, cần làm rõ:

  1. Sản phẩm dùng để làm gì.
  2. Hình ảnh, mã hoặc mẫu nào đang được dùng làm tham chiếu.
  3. Thông số và vật liệu bắt buộc.
  4. Số lượng và khả năng nhập lặp lại.
  5. Mức chất lượng cần đạt.
  6. Có cần mẫu, khuôn, logo hoặc bao bì riêng không.
  7. Ngân sách và thời gian.
  8. Nội dung nào có thể linh hoạt.
  9. Cách kiểm tra trước khi giao.
  10. Rủi ro nếu sản phẩm không phù hợp.

Khi những nội dung này được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể:

  • Nhận báo giá có giá trị hơn.
  • So sánh nhà cung cấp công bằng hơn.
  • Giảm số lần sửa yêu cầu.
  • Hạn chế đặt sai mẫu.
  • Kiểm soát tổng chi phí.
  • Đưa ra quyết định với nhiều căn cứ hơn.

Doanh nghiệp đang có ảnh sản phẩm, mã hàng, bản vẽ, mẫu hoặc báo giá cần tìm nguồn tại Trung Quốc có thể gửi thông tin hiện có cho HLB.

HLB sẽ hỗ trợ làm rõ những dữ liệu còn thiếu và đề xuất bước tiếp theo phù hợp trước khi bắt đầu tìm nhà cung cấp.

Gửi yêu cầu tìm nguồn hàng Trung Quốc

Doanh nghiệp đang có ảnh sản phẩm, mã hàng, bản vẽ, mẫu hoặc báo giá cần tìm nguồn tại Trung Quốc? Gửi thông tin hiện có để HLB hỗ trợ làm rõ dữ liệu còn thiếu và đề xuất bước tiếp theo phù hợp trước khi bắt đầu làm việc với nhà cung cấp.

Gửi yêu cầu tìm nguồn hàng Trung Quốc

Zalo 0937 215 866
Zalo Gửi yêu cầu